De Transitie Manager (DTM)

Meetinstrument voor transitiemanagement

Knelpunten in verandermanagement zichtbaar

Sinds kort is ons nieuwe en praktische meetinstrument beschikbaar voor het inzichtelijk maken van belangrijke informatie over de sterke en zwakke punten van een organisatie. Deze analyse concentreert zich op de menselijke kant van organisatieveranderingen (het transitieproces). Het betreft hier een digitale test die een belangrijk aangrijpingspunt biedt voor specifiek (individueel) en algemeen (doelgroepgericht) transitie-management. Dit systeem wordt momenteel succesvol ingezet bij verschillende organisaties.

Inleiding

Het verloop van organisatorische veranderingen is vaak grillig, er spelen vele factoren mee, zowel materiële als menselijke. Sommige transitieprocessen verlopen soepel, terwijl andere van meet af aan gedoemd lijken te mislukken. Er zijn altijd onvoorzienbare incidenten en onvermijdelijke situaties die een bepaald transitieproces negatief beïnvloeden, terwijl er ook aspecten zijn die er onverwacht voor kunnen zorgen dat een transitie redelijk soepel verloopt.

Er zijn nu eenmaal factoren waardoor mensen willen blijven vasthouden aan hun oude manier van handelen, of omgekeerd, het vertrouwde juist willen loslaten. Verder zijn er bij het 'loslaten en opnieuw beginnen' omstandigheden die kunnen helpen bij het overwinnen van bepaalde onzekerheden, naast factoren die het mensen makkelijker kunnen maken het nieuwe te (willen) omarmen.

De Transitie Manager (DTM)

De Transitie Manager is een meetinstrument dat direct zicht geeft op onder meer de hierboven genoemde aspecten in een managementovergangsproces. DTM is door United Brains for Management (UB4M) ontwikkeld vanuit een jarenlange bestudering van organisaties die een transitieproces doormaakten, en vanuit het inventariseren van de redenen voor de positieve, dan wel negatieve resultaten daarin. DTM kan niet alleen de zwakke punten in het transitieproces aanwijzen, maar ook de sterke. Het is prettig om een niet-persoonlijke evaluatiemanier te hebben om te zien of mensen denken dat de organisatie een goed beeld van de toekomst heeft, dan wel of de leiding betrouwbaar is. Dit zijn beladen onderwerpen. De Transitie Manager helpt om deze bespreekbaar te maken zonder dat daarbij personen worden beschuldigd.

Naast het geven van informatie over de sterke en zwakke punten in transitiemanagement, kunnen de uitkomsten ook worden gebruikt om veranderingen over langere termijn te meten, zoals ‘voor en na’ resultaten, het kwantitatief en kwalitatief beoordelen van de impact van een mededeling, van een interventie, van een probleem dat zich voordoet, en/of van een positieve ontwikkeling. De DTM kan ook de transitiegereedheid meten in relatie tot willekeurige veranderingsprocessen. En tenslotte kunnen ook verschillen worden gemeten in de diverse geledingen van de organisatie, of bij de verschillende lagen in de hiërarchie.

De Transitie Manager voorziet zowel betrokkene, de coach, alsook het organisatiemanagement van objectieve data die kunnen helpen in de voorbereiding van een transitie, in het hiermee (leren) omgaan, en in het weten hoe goed het transitieproces is geslaagd wanneer dit eenmaal voorbij is.

Uitkomsten

De uitkomsten van De Transitie Manager geven aan waar de respectieve betrokkenen staan in het transitieproces. Er wordt precies weergegeven of de antwoorden erop wijzen dat (a) hij of zij gereed is om het transitieproces te volgen, of (b) de antwoorden ongunstiger zijn, en er daarom reden is om aan bepaalde transitie aspecten extra aandacht te geven, of (c) in vergelijking tot andere medewerkers de antwoorden zodanig ongunstiger zijn, dat de betrokkene er verstandig aan doet om in overleg en samenspraak met zijn of haar transitiemanager, speciale actie(s) te ondernemen met betrekking tot het transitieproces.

Grafisch zijn de uitkomsten van De Transitie Manager onderverdeeld in drie zones (zie afbeelding 1):

Alle scores bevinden zich in de groene zone: De uitkomsten van De Transitie Manager geven aan dat er op dit moment geen belemmeringen zijn om het transitieproces te volgen (transitiegereed).

De score bevindt zich in de oranje, maar niet in de rode zone: De uitkomsten van De Transitie Manager zijn aanleiding voor de coach om speciale aandacht te geven aan die specifieke aspecten die betrokkene helpen in het transitieproces.

Eén of meer scores bevinden zich in de rode zone: Op grond van de antwoorden is duidelijk dat betrokkene meer last ondervindt van het transitieproces dan de gemiddelde medewerker (niet transitiegereed). De coach zal daarom in samenspraak met hem of haar, specifieke acties ondernemen die helpen bij het transitieproces.

Populatieonderzoek

De Transitie Manager kan op vele verschillende manieren worden gebruikt. De programmatuur is zodanig ingericht dat individuele scores van verschillende medewerkers aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Daarmee is populatie onderzoek ook een gebruiksmogelijkheid. De toepasbaarheid van dergelijk (vergelijkend) onderzoek is bij uitstek geschikt om in elk echelon van de organisatie, gesegmenteerd significante overeenkomsten, dan wel verschillen inzichtelijk te maken. Dit laatste is niet onbelangrijk voor de organisatiestrategie wanneer het gaat om zowel goed zicht te hebben op het veranderingsmanagement, als op het transitieproces (zie afbeelding 2).

Tot slot

De Transitie Manager is een voor velerlei doelen bruikbaar analyse-instrument van overgangsprocessen. De basisgegevens ervan, de antwoorden op specifieke vragenlijsten, kunnen door de betrokkenen via internet worden ingevuld, zowel op het werk, als thuis op de eigen pc. De individuele uitslag, voorzien van toelichting en grafische presentatie, wordt aan de betrokkene per omgaande mail toegestuurd. Tenzij anders is afgesproken, ontvangt de onafhankelijke coach ook de uitkomsten van De Transitie Manager. Dit vergroot de doelgerichtheid van de transitiebegeleiding aanzienlijk.

Zowel voor de organisatie, als voor de werknemers op alle niveaus is De Transitie Manager een effectief hulpmiddel gebleken: een heldere, neutrale en vooral respectvolle aanwijsstok voor probleem- en succesgebieden in het transitieproces.